Quand on est pris dans son travail quotidien, on se laisse parfois déborder par les papiers qui s’accumulent, les mails non triés, les fournitures de bureau réparties un peu partout sur le plan de travail, etc. La faute à une mauvaise organisation et/ou un espace de travail qui ne permet pas un rangement optimal. Et cela a des répercussions sur la manière dont on se sent au travail et sur la productivité. Alors n’attendez pas de devoir faire un grand ménage de printemps pour ranger votre bureau : suivez le guide pour garder votre poste organisé et propre !
Quels sont les avantages d’un espace de travail rangé et organisé ?
Si certaines personnes affirment qu’elles travaillent mieux sur leur bureau en désordre, il y a deux options : soit c’est leur mode de fonctionnement et cela leur convient vraiment, soit elles n’ont pas trouvé le temps ou la motivation de s’organiser et elles se convainquent que le désordre ne les dérange pas tant que ça. Et pourtant, un bureau bien rangé peut être bénéfique à plusieurs niveaux.
Un espace de travail rangé pour un cerveau plus performant
Un espace soigné et méthodiquement ordonné, qu’il s’agisse de votre bureau, de votre logement ou de votre atelier, c’est un espace dans lequel le cerveau se sent bien. Cela permet d’avoir une sensation de contrôle et de lutter contre certaines difficultés émotionnelles et cognitives. Organiser son bureau a ainsi les avantages suivants :
- meilleure capacité à se concentrer, notamment parce que l’ordre évite les distractions ;
- réduction du stress et de l’anxiété ;
- motivation accrue ;
- possibilité d’adopter une meilleure posture et d’éviter de mauvais gestes, par exemple en disant adieu aux objets qui vous encombrent près de la souris et du clavier ou au caisson de rangement qui vous empêche d’être bien en face de votre écran.
Dans cet environnement de travail ordonné, vous vous sentirez donc mieux à votre poste de travail et vous aurez une meilleure productivité. Des bureaux bien organisés, c’est ainsi du gagnant-gagnant pour les salariés et pour l’entreprise !
Mieux organiser son bureau pour gagner du temps
Un poste de travail en désordre est généralement synonyme d’une perte de temps qui pourrait être évitée. Chercher l’agenda sous un pile de feuilles, tester 3 stylos avant de tomber sur celui qui fonctionne, ne pas retrouver tout de suite les dossiers de tel client, ne plus savoir où se situe le bloc-notes au moment de noter les coordonnées d’un fournisseur : voilà quelques exemples de situations qui arrivent régulièrement sur un bureau mal rangé.
Et si les quelques secondes perdues à chaque fois paraissent dérisoires, elles se cumulent pourtant tout au long de la journée et peuvent faire perdre quelques précieuses minutes. Sans compter l’agacement que peuvent susciter ces moments où l’on cherche désespérément quelque chose sur le bureau, dans les tiroirs ou dans les dossiers de son ordinateur.
Bien ranger pour faire meilleure impression
Si vous êtes amenés à recevoir des clients, des fournisseurs ou tout autre partenaire dans votre espace de travail, un bureau ordonné vous donnera une image plus professionnelle. Et cela vous assurera également que votre interlocuteur aura assez d’espace pour s’installer en face de vous et sera à l’aise.
Cela vaut aussi pour l’impression que vous ferez à vos supérieurs, bien que la qualité de votre travail et les résultats l’emportent sur la manière dont vous vous organisez pour y parvenir.
Comment organiser son bureau de manière optimale ?
Mettre son bureau en ordre n’est pas toujours évident, surtout lorsqu’on a pris l’habitude de travailler sur un poste de travail désorganisé. Voici donc quelques étapes à respecter pour réussir à ranger votre espace de travail et à le garder ordonné.
Étape 1 : du mobilier adapté à vos besoins
Si votre espace de travail n’est pas rangé, peut-être est-ce à cause du bureau et des rangements qui ne conviennent pas. Un bureau trop grand, c’est le risque de s’éparpiller. Un bureau trop petit, c’est le risque d’accumuler trop de fournitures, de feuilles et de dossiers sur un petit espace.
Si vous avez votre propre bureau à domicile, il est donc de votre ressort de définir vos besoins en terme d’espace. Veillez à être suffisamment à l’aise et à pouvoir ranger à proximité immédiate les objets dont vous avez besoin au quotidien (ex. : calculatrice, dossiers en cours, tablette, papier, etc.). Pour le reste, pensez à des solutions de rangement, en composant avec l’espace disponible dans la pièce. Optez pour un bureau avec tiroirs, ajoutez des étagères au-dessus du bureau, dédiez une armoire aux dossiers archivés et au stock de consommables, etc.
Si vous travaillez dans les locaux d’une entreprise, vous aurez peut-être un peu moins de liberté quant au choix du mobilier. Il faudra donc user d’ingéniosité et mettre à profit tout ce dont vous disposez pour bien vous organiser. Mais n’oubliez pas que vous pouvez aussi faire des demandes de matériel à votre manager, au service RH ou bien à votre chef d’entreprise, pour obtenir un bureau plus adapté, un caisson de rangement supplémentaire, du mobilier acoustique, etc.
Étape 2 : du tri et du classement
Pour ranger votre poste de travail, il faut ensuite vous débarrasser du superflu. Parfois, le désordre est la conséquence d’un amoncellement de choses qui ne vous servent à rien et qui restent pourtant sur le bureau, ou que vous rangez à la va-vite dans un tiroir. Prenez donc le temps de :
- jeter tout ce qui ne fonctionne plus ou n’est plus utile (vieux crayons, feuilles de brouillon remplies, notes qui ne vous servent plus, etc.) ;
- classer les documents et les organiser par catégorie, en fonction de votre métier et de votre activité ;
- déplacer les dossiers qui ne sont plus en cours dans un espace de rangement dédié ;
- organiser également vos fichiers numériques et vos e-mails, pour ne pas encombrer le bureau de votre ordinateur, retrouver facilement vos documents, savoir où vous en êtes dans vos missions, etc.
Étape 3 : une place pour chaque chose
Maintenant que votre espace de travail ne contient plus que ce dont vous avez besoin, place au rangement à proprement parler. L’idéal pour que le poste reste ordonné, c’est de déterminer un emplacement pour vos différents accessoires, outils de travail et documents, et d’avoir un rangement dédié. Par exemple : un pot pour vos crayons, un organisateur pour les documents papier, des boîtes pour le petit matériel numérique (clés USB, câbles, carte mémoire, etc.), un bac pour le courrier, des chemises de différentes couleurs en fonction de ce qu’elles contiennent, des boîtes à fiches, etc.
Placez ces différents objets à des endroits stratégiques, et notamment ceux que vous utilisez le plus souvent à portée de main, facilement accessibles.
Étape 4 : un rangement régulier pour ne pas se laisser déborder
Une fois que le poste de travail a fait peau neuve, il va falloir réussir à le garder tel quel. Or, on sait que quand la liste de tâches quotidiennes est longue, on a parfois tendance à délaisser un peu l’organisation du bureau pour se concentrer sur le cœur de ses missions.
Prenez donc de bonnes habitudes, par exemple en effectuant un rangement chaque fin de semaine. Vous redémarrerez ensuite la semaine suivante dans un environnement plus agréable, qui vous permettra de vous sentir bien et d’être productif. Vous pouvez aussi dédier 5 minutes chaque jour au rangement de votre poste.
Quels accessoires pour avoir un bureau mieux rangé ?
Pour pouvoir bien vous organiser, il y a quelques accessoires indispensables à avoir sur votre bureau. L’organisateur, le pot ou la trousse pour les crayons et autres fournitures ou encore le trieur font partie des classiques.
Mais si vous avez besoin d’optimiser ou de personnaliser l’espace pour une organisation optimale, il y a aussi plein d’autres bonnes idées. Pensez par exemple aux boîtes de rangement qui se clipsent sur le plateau du bureau, au chargeur de téléphone sans fil qui vous évite d’encombrer le bureau de câbles, au réhausseur d’écran qui vous permet à la fois de gagner de la place et d’avoir l’écran à bonne hauteur, etc.
Si vous êtes adepte du DIY, de l’anglais Do It Yourself, “fait maison”, vous pouvez même réaliser vos propres solutions de rangement et d’optimisation de l’espace, qui seront non seulement pratiques, mais aussi à votre image. Pourquoi ne pas créer un tableau d’affichage en liège ? Un pot multifonctions en bois ? Un organisateur à accrocher au mur ? À vous de trouver les meilleures idées en fonction de vos besoins, de vos envies et de l’aménagement de votre poste de travail !
