Pour les réunions, les miennes comme celles des autres, je fais partie de ceux qui aiment arriver en premier. Non pas pour chiper le siège le plus confortable, mais plutôt pour ouvrir grand mes écoutilles.
Une fois dans la salle, même si elle est virtuelle, je prends pleinement conscience de mon environnement. D’où vient la lumière ? Quelle est la température ? Est-ce qu’il y a courant d’air ? Y-a-t-il du bruit ? D’où vient-il ? De l’intérieur ou bien de l’extérieur ?
Non, non, je ne suis pas en train de me préparer pour shavasana (posture yogi de relaxation). J’entends plutôt cultiver mon hyper présence et contribuer à établir les meilleures conditions possibles pour la réunion. Et cela passe notamment par la maîtrise des sons : fermer la fenêtre pour éviter que le bruit de la bétonneuse en bas de l’immeuble nous rende tous dingos, mettre de côté une chaise qui grince ou même éteindre la climatisation ou le rétroprojecteur qui fonctionnent pour rien, sauf pour ajouter du bruit
Des bruits parasites qui nuisent au raisonnement
Croyez-moi, lutter contre ces bruits parasites est loin d’être futile. Ils peuvent maintenir inutilement actif notre cerveau vigilant.
Vous savez, ce cerveau reptilien que l’on se trimballe depuis le début de l’humanité et qui nous servait à entendre venir et éviter le lion des cavernes.
Or, comme a priori nul besoin de chasser le mammouth en réunion (quoi que, il arrive qu’un éléphant soit dans la salle), on lui préfère le cerveau concentré. Celui du raisonnement, de la logique, de l’abstraction. La prochaine fois que vous serez en réunion, je vous invite donc à prendre conscience de tous ces bruits, et de les neutraliser si cela est possible, pour être là, vraiment là.
Des participants parfois bruyants
Au-delà des bruits de l'environnement, il ne faut pas non plus oublier ceux émanant des participants eux-mêmes. Car avec les nouvelles technologies, autant dire que l’on peut avoir droit aujourd’hui à une symphonie (ou plutôt une cacophonie) : tapotements sur le clavier du téléphone ou du smartphone, bruits de bracelets et autres breloques, ou, plus classiquement, activation frénétique de cliquet de stylo.
Pas plus tard qu’il y a deux semaines, j’assistais à un comité exécutif particulièrement bruyant durant lequel j’ai pu constater à quel point l’assemblée était dispersée. La voix mal assurée de Caroline, venue présenter son projet, était en concurrence avec les cliquetis des souris de toutes celles et ceux qui rattrapaient leurs emails.
Regarder, c’est bien. Écouter, c’est souvent mieux pour tenter de comprendre ce qu’il se passe dans la tête des personnes présentes : sont-elles pleinement attentives à ce qui est en train de se dire ? S’ennuient-elles ? Désapprouvent-elles la prise de parole ? Ou bien préfèrent-elles rester à distance de la discussion en cours ?
Connectons-nous les uns aux autres
En nous plaçant sur écoute active, nous récoltons une myriade d’informations sur l’assemblée.
C’est également le cas lorsque nous observons le tempo de l’échange : le débit d’un individu, le temps laissé au silence pour laisser émerger la pensée de l’autre…
Tout cela permet de comprendre en partie la manière de raisonner de notre interlocuteur. Est-il en pilote automatique ? Ou en train de réfléchir à haute voix ? On peut s'en référer aux fameux systèmes 1 et 2 du prix Nobel Daniel Kahneman : le système 1, « rapide, intuitif et émotionnel », et le système 2, « plus lent, plus réfléchi, plus contrôlé et plus logique ».
D’ailleurs, tout ce que je dis ici vaut aussi à distance. N’avez-vous jamais saisi cette fraction de seconde qui indique que votre interlocuteur vient de vous lâcher parce qu’il a jeté un œil à son ordinateur ? Peut-être est-il temps de chercher à conclure ?
En somme, il est intéressant et souvent utile de se connecter aux autres via le son, et sans l’image.
Et les voix dans tout ça ?
Nous avons parlé des différents sons que l’on peut rencontrer en réunion, mais avons omis les incontournables voix. Or, elles nous apprennent beaucoup sur la dynamique de la réunion.
Il y a quelques jours, j'étais à Zurich pour assister à une conférence de Steven Rogelberg, le chercheur américain expert de Meeting Science. Après avoir lancé la conférence, il sollicite les participants pour répondre à la question : « quel est votre premier conseil pour améliorer la qualité des réunions ? ».
Assis seul en fond de salle, j’ai perçu le niveau sonore qui montait instantanément. Moins d’une seconde a suffi pour que l’ambiance dans la salle passe de celle d’un office religieux à celle d’un cocktail de départ en retraite.
Alors, la prochaine fois que vous serez en réunion, prenez le temps d’écouter le bruit des voix.
Nous avons tous notre part de responsabilité
Au final, outre le fait de neutraliser les sons qui peuvent l’être au travers de certains gestes ou de l'acoustique d’une salle de réunion insonorisée comme le propose Work With Island, j’aimerais que nous soyons tous plus attentifs aux sons de notre environnement, y compris ceux que nous produisons et qui peuvent influencer une réunion.
Que l’on soit en présentiel ou à distance, un petit rappel à l’ordre par le maître ou la maîtresse de cérémonie n’est généralement pas de trop. Pour inviter Lucie à quitter sa chaise couineuse et passer sur une assise moins bavarde. Ou bien rappeler aux roomies que les apartés isolent les participants à distance alors que la réunion est asymétrique. Voire demander à Paul de se mettre sur mute alors qu’il assiste à la réunion depuis un hall de gare (même si, de manière générale, je recommande aux meneurs de réunions à distance d’engager les participants à ouvrir leurs caméras et micros pour éviter toute divagation).
Une touche de musique pour finir en beauté
J’aimerais terminer cet article par une note musicale et vous faire part de mon expérience personnelle. Il m’arrive fréquemment d’accueillir les participants à des formations sur un fond musical. Je vous promets que l’effet est bluffant (on dit bien que la musique adoucit les mœurs).
Gardez en tête que la musique, ou bien certains sons, peuvent même nous faire entrer dans des états modifiés de conscience, ouvrant des espaces de créativité parce qu’ils nous rappellent des souvenirs, nous font sourire, et boostent les associations d’idées.
Alors le son en réunion, oui, mais pas n’importe lequel s’il-vous-plaît !
« En réunion, écoutez les sons.
Pour éviter l’ennui, écoutez les bruits.
Pour être complètement là, soyez attentifs aux voix. »
