L'ubi-bureau ou bureau modulaire : le nouveau standard pour concevoir les espaces de travail d'aujourd'hui ?

L'ubi-bureau ou bureau modulaire : le nouveau standard pour concevoir les espaces de travail d'aujourd'hui ?

A l’heure où la réactivité représente un facteur-clé de succès, de nombreuses entreprises sont à la recherche de dispositifs à la fois techniques et organisationnels leur permettant d’améliorer la conception de leurs produits. Parce que la conception modulaire permet de fabriquer un produit complet en intégrant ou en combinant des modules plus petits, indépendants les uns des autres mais qui fonctionnent ensemble comme un tout homogène, elle permet de réduire la complexité, le temps et les coûts de fabrication bien qu’elle implique par ailleurs une chaîne logistique plus lourde. Offrant donc de nombreux bénéfices, cette stratégie de conceptualisation et de production a été rapidement adoptée dans des industries comme l’automobile et l’informatique.

 

D’un point de vue organisationnel, la modularité des produits tend à favoriser la modularité de l’organisation qui conçoit et fabrique ces produits. Cette modularité organisationnelle implique une structure particulière en termes de coordination et de division du travail (Ron Sanchez et Joseph Mahoney, Strategic Management Journal, 1996). Aujourd’hui, la pandémie a renouvelé l’intérêt des entreprises pour la conception modulaire pour le design de leurs espaces de travail. La flexibilité qu’offre un espace de travail modulaire est en effet devenue au cours des dernières années un atout stratégique pour des entreprises qui doivent faire face à des règles sanitaires changeantes et une popularité grandissante pour le flex office et le travail à distance.

 

Les entreprises se retrouvent ainsi pour beaucoup à devoir revoir la configuration de leurs bureaux et à créer des espaces de travail qui soient flexibles et adaptables en fonction des besoins. Le bureau est désormais un ubi-bureau comme le souligne Robert Acouri, fondateur du groupe Cider, c’est-à-dire un bureau qui n’est pas figé mais bien dynamique. Cette vague de modularité s’incarne à travers des choix d’organisation de l’espace et de mobilier qui favorisent le mouvement des personnes et des objets. Poussé à l’extrême, le bureau modulaire n’est finalement plus qu’un prototype en constante évolution et qu'il s'agit d'affiner et de reconfigurer au fur et à mesure des expérimentations, des contraintes et des usages. La modularité est-elle devenue le nouveau paradigme pour concevoir les espaces de travail ?

 

L’évolution du design modulaire de la “cuisine Frankfurt” à l’Action Office

Trois vues de la cuisine Frankfurt reconstruite telle que designée par l’architecte Margarete (Grete) Schütte-Lihotzky.
Crédit Photo : MoMa

L’engouement pour la création d’espaces modulaires n’est pas nouveau. Le design modulaire naît en effet dans le monde de l’après-guerre puis se répand dans les espaces de travail dans les décennies qui suivent. Il se diffuse d’abord à travers une vague de préfabriqués qui vient répondre à un besoin urgent de logements dans les pays touchés par la Seconde Guerre mondiale. Ceux-ci doivent rapidement reconstruire des habitations alors qu’ils sont touchés par une pénurie d’acier et que la main-d'œuvre est devenue rare et chère. Signé sous Winston Churchill alors Premier Ministre de Grande Bretagne, le Housing (Temporary Accommodation) Act de 1944 prévoit ainsi de livrer 300 000 unités en 10 ans - en réalité, seuls 156 623 préfabriqués seront conçus, produits et érigés entre 1946 et 1989 dans tout le Royaume-Uni.

 

Cette vague de préfabriqués et le concept de modularité qui l’accompagne sont directement influencés par la “cuisine Frankfurt” inventée par Margarete Schütte-Lihotzky dans l’Allemagne de l’entre-deux-guerres. Cette petite cuisine, mesurant à peine 1,9 m x 3,4 m, s’inspire des cuisines compactes des luxueux wagons de chemin de fer modernes et est conçue et rationalisée telle une usine. S’appuyant sur des théories contemporaines reliant efficacité, hygiène et flux de travail, Schütte-Lihotzky a en effet mené des études détaillées sur le temps et les mouvements ainsi que des entretiens avec des femmes au foyer afin d’en concevoir le design. Rien n’est laissé au hasard et tout est pensé afin de réduire le temps passé en cuisine. Schütte-Lihotzky invente ainsi la première cuisine intégrée produite en série avec son tabouret pivotant, sa cuisinière à gaz, ses rangements intégrés, sa planche à repasser rabattable, son plafonnier réglable et son tiroir à ordures amovible.

Photo promotionnelle de l’Action Office I à ses débuts en 1964.
Crédit Photo : Herman Miller

La popularité des préfabriqués finit par décroître quelques décennies après la fin de la Seconde Guerre mondiale au moment où l’offre et la demande en logement finissent par finalement s’équilibrer. La fin des préfabriqués ne signe toutefois pas l’arrêt de mort du design modulaire puisque celui-ci finit par s’installer dans les bureaux sous une nouvelle forme : le cubicle.

 

Avant d’être synonyme de rigidité, le cubicle renvoyait en effet à une nouvelle façon de concevoir les bureaux dont l’objectif était de libérer les collaborateurs et de leur offrir un meilleur environnement de travail. L’année 1964 marque officiellement le début de l’Action Office qui désigne à la fois une nouvelle philosophie et une série de produits pensées par l’entreprise d’ameublement d’Herman Miller. L’objectif ? Laisser plus de place au mouvement. Robert Propst, qui conçut la première série Action Office I, fut parmi les premiers designers à défendre l’idée que le travail de bureau était avant tout un travail mental et que la qualité de l'effort mental était intimement liée à l'amélioration environnementale de ses capacités physiques. Ainsi, plutôt qu'un meuble ou une collection de meubles, l’Action Office propose un tout nouveau type d'espace avec un bureau, un meuble composé d’étagères et un siège.

La première série de meubles Action Office I connaît cependant un succès mitigé, notamment à cause du prix élevé causé par les choix de matières raffinées et chères de Propst. Le designer signe une deuxième collection trois ans plus tard, en 1967, qui connaît des améliorations significatives : l’espace est plus petit, les murs à emboîtement sont mobiles, plus légers et fabriqués à partir de matériaux réutilisables, et les espaces de stockage sont surélevés par rapport au sol. Composé de trois murs à angle obtus et mobiles, l’Action Office II permet aux collaborateurs d’arranger les éléments autour de lui pour créer l'espace de travail qu'il souhaite.

Installation de l’Action Office II circa 1969.
Crédit Photo : Public Policy Research Organization University of California, Irvine

Le succès de ce nouveau modèle d’Action Office II à travers les États-Unis donne naissance à pléthore de copycats qui s’éloignent petit à petit de la philosophie originelle d’Herman Miller et Robert Propst, à savoir libérer le corps et favoriser le mouvement des employés de bureau. Très rapidement, des fermes de cubicles finissent par envahir les bureaux des entreprises américaines, compartimentalisant l’espace et le rigidifiant par là-même.

Dans les années 2000, les espaces de travail redeviennent modulaires pour répondre aux insuffisances de l’open space

L’arrivée d’Internet dans les années 1990 puis la crise financière de 2008 remettent finalement la modularité au cœur du design des espaces de travail. Ceux-ci sont désormais organisés sous la forme de grands open spaces, c’est-à-dire des postes de travail dédiés dans un plan ouvert, après qu’un vaste mouvement de décloisonnement mit fin aux “fermes à cubicles”. 

 

L’open space pose cependant de nombreux problèmes. Les designers d’Orangebox, une entreprise de mobilier de bureaux fondée en 2002 au Royaume-Uni, publient en 2003 leur rapport "Office Wars and the Corridor Warrior" dans lequel ils expliquent que les employés de bureaux qu’ils ont étudiés sont régulièrement en recherche de lieux de travail alternatifs. En effet, un bureau n’offrant que des open spaces ne répond pas au besoin des employés d'équilibrer collaboration à plusieurs et concentration individuelle : “Nous avons vu des gens se résoudre à prendre des appels téléphoniques dans les couloirs. L'essor du travail en équipe obligeait également les gens à utiliser leur bureau comme zone de réunion spontanée car ils passaient de plus en plus de temps à collaborer de manière informelle.”

 

Orangebox cherche alors à devenir l’un des pionniers dans la compréhension du mouvement "loin du bureau" et dans la reconnaissance de l'importance de proposer aux collaborateurs des espaces alternatifs qui offrent à la fois une atmosphère informelle mais aussi un cadre propice à l'accomplissement du travail. Les designers d’Orangebox sont notamment influencés par la notion de “troisième lieu” développée par le sociologue urbain Ray Oldenburg alors qu’il constate dans les années 1980 l’extension des villes américaines au travers de banlieues pavillonnaires. Si le foyer est le premier lieu de sociabilité, le travail le deuxième, le troisième lieu est celui où l’on rencontre d’autres personnes et où le lien social se crée. Ce concept de troisième lieu, ce lieu neutre, accessible à tous quelle que soit sa place dans la société, rend compte de la fonction sociale d’un certain nombre d’espaces parmi lesquels les cafés et les bibliothèques. Construites comme une suite de lotissements périphériques, les banlieues américaines se retrouvent dénuées de ces troisièmes lieux de sociabilité, ce qui renforce la ségrégation sociale et l’endogamie : privés d’espaces publics suffisants et divers, les individus sont contraints de rester dans leur milieu et ne se mélangent plus.

 

Les designers d’Orangebox réfléchissent alors à la manière de transposer cette notion de troisième lieu sur le lieu de travail et de concevoir des environnements de travail qui permettent aux employés de se sentir bien et d'être productifs. L’entreprise a ainsi entrepris de créer un mobilier mobile, flexible et modulaire, capable de répondre aux besoins des collaborateurs pour ces troisièmes espaces, que ce soit les salles de pause, les salles de réunion, les cafés, les salons, les réceptions ou les halls d'entrée. Quelques années plus tard, en 2008, l’entreprise lance ses pods acoustiques pour répondre à un double besoin : le besoin d’une intimité physique et acoustique au milieu d’un open space et le besoin de flexibilité, évolutivité et adaptabilité. Ces pods, ou Privacy On Demand, sont une alternative aux salles de réunion qui impliquent l’érection de murs et donc une division rigide de l’espace.

Le plan de la Tiny Home d’IKEA.
Crédit Photo : IKEA

La modularité est devenue aujourd’hui un mode de vie

Aujourd’hui, les records de densité de population dans les métropoles obligent à concevoir du mobilier modulaire : astucieux et à usage multiple, il répond aux contraintes des petits espaces devenus la norme. Le mobilier modulaire connaît donc un nouvel engouement qui en fait un véritable "lifestyle" populaire et recherché. Les “générations IKEA”, habituées à recevoir des meubles standardisés, pour la plupart conçus en bois et en plastique et qu’il faut construire soi-même, sont familiarisés de facto avec le design modulaire.

Dans l’esprit de la “cuisine Frankfurt”, les designers IKEA imaginent et conçoivent du mobilier voire des espaces entiers capables de s’adapter à différents usages. C’est donc logiquement que l’entreprise suédoise lance sa tiny house économique-responsable en partenariat avec la société Escape Traveler en 2020. Sa mini-maison de 17 m2, qui coûte entre 50 000€ et 60 000€, offre tout le confort nécessaire avec sa salle de bain, sa cuisine, son salon et l’espace chambre. Soucieuse de prouver que son design convient à la vie de tous les jours, l’entreprise a même récemment proposé la location à Tokyo d’un appartement d’à peine 10 m² pour moins d'1€ par mois dans le cadre de son programme Tiny Homes. Quelques années avant, c’était MUJI qui deviendrait la MUJI Hut, une petite maison de 9 m2 pouvant accueillir jusqu’à quatre personnes et disponible seulement à la vente au Japon. 

 

Crédit Photo : Bumblebee

Le lit Bumblebee est conçu pour se cacher dans le plafond afin de préserver l’espace.

L’innovation technologique a également permis de nouvelles prouesses en design modulaire. L’entreprise californienne Bumblebee a ainsi conçu une structure de lit qui peut descendre du plafond et qui peut s’accompagner éventuellement de tout un ensemble de consoles, d’un bureau et d’espaces de stockage. Dans le même esprit, la startup Ori Living a quant à elle designé une série de produits modulaires. Le principe : deux murs modulaires que l’on peut faire glisser au sol afin de créer un nouvel espace pouvant accueillir un bureau, un dressing ou un studio. La modularité connaît un engouement auprès du public et s’impose dans le foyer avec des étagères conçues sur mesure par les clients comme celles de chez Tylko, une entreprise polonaise qui affichait 36 millions d’euros de chiffre d'affaires en 2020. Petit à petit, tout le foyer devient donc modulaire, parfois même jusqu’aux tables puisque l’entreprise française Tiptoe propose par exemple des pieds métalliques pouvant être utilisés pour soutenir une table à manger, une table basse, un bureau ou une assise de banc et qui permettent de démonter le meuble en quelques gestes.

Ori Living permet de créer de nouveaux espaces modulaires au sein d’une pièce.
Crédit Photo : Ori Living

La modularité, parce qu’elle offre aux individus la liberté de transformer l’objet ou l’espace au gré de leurs besoins, devient alors synonyme de qualité de vie au travail : comme un retour aux sources à la philosophie de l’Action Office, l’environnement de travail doit s'adapter à ses usagers et non l'inverse. Il n’est pas étonnant donc de constater la popularité des standing desks (bureaux assis-debout) qui permettent aux collaborateurs de facilement surélever ou baisser le plateau du bureau afin de pouvoir travailler debout ou assis selon leur envie : le marché des standing desks, estimé à plus de 665 millions de dollars en 2022, devrait atteindre plus d’un milliards en 2028.

Les méthodes de travail agiles et l’organisation en flex office offrent un nouveau souffle au design modulaire

Le flex office, littéralement « bureau flexible », est un mode d'organisation selon lequel les collaborateurs ne disposent pas de poste de travail fixe. Au lieu d'un poste par personne, selon la société de conseil en immobilier d'entreprise JLL, c'est 0,67 poste par personne qu'il faudrait compter désormais. Que l’on parle de desk sharing, bureau dynamique, free seating, l’idée reste la même puisqu’il s’agit de répondre à plusieurs besoins : celui de réduire les coûts inutiles d’un espace de travail trop grand, trop encombré de bureaux quand la pandémie a rabattu les cartes du travail présentiel, et celui de reconfigurer l’espace selon de nouveaux besoins et usages. S’il faut faire venir les employés au bureau, c’est davantage pour collaborer plus que pour travailler seul, ce qui rend la notion de poste fixe presque obsolète. 

 

C’est à ce besoin grandissant de flexibilité que la startup française Ubiq répond. Sa plateforme digitale transforme le marché du bureau en proposant plus de 3000 offres de bureaux partout en France et une équipe d'experts qui aide sur le terrain les entreprises à considérer toutes les solutions de bureaux flexibles et à choisir la plus adaptée à leur équipe. Mehdi Dziri, directeur général d’Ubiq, nuance toutefois la popularité du flex office : “Le flex office amène à repenser les pratiques de travail quand il est mis en place pour les bonnes raisons et c'est d'ailleurs le seul cas dans lequel il est fonctionnel. Abordé par l’angle de la réduction des m2, cela devient un sujet de tension entre les directions et les représentants du personnel mais également avec les salariés. D’ailleurs, seuls 4% d’entre eux y sont favorables d’après une étude réalisée par ESSEC Workplace en juin 2021.” A l’ère de la modularité, il faut donc penser le bureau avant tout sous le prisme de l’agilité et aligner son design avec les méthodes de travail dites “agiles” de plus en plus populaires, la modularité n’étant ainsi qu’une conséquence plus qu’un objectif.

Ubiq aide les entreprises à trouver le modèle de bureau qui leur correspond.
Crédit Photo : Ubiq

Plusieurs critères s’imposent pour que les espaces de bureaux puissent être à l’image des méthodes agiles malgré les limites imposées par la matérialité des éléments. Tout d’abord, les équipes doivent avoir le choix de pouvoir s’accaparer l’espace et un contrôle sur comment l’utiliser au mieux. Il faut ensuite penser des transitions intuitives pour pouvoir passer de tâches individuelles à des sessions de travail à plusieurs. 

 

Une reconfiguration fréquente doit être également possible : les bureaux, chaises et autres éléments de mobilier et décoration doivent permettre aux collaborateurs de customiser l’espace au fur et à mesure que leurs besoins changent et que leurs projets avancent. Il faut également créer des espaces où il est possible de se tenir debout puisque certaines réunions, comme les “stand up meeting”, ne nécessitent pas de s’asseoir tellement elles sont courtes. Il faut également parfois pouvoir se tenir debout devant des éléments d’affichage afin de discuter des prochaines étapes. 

 

Un espace agile doit aussi permettre de pouvoir s’isoler pour des tâches demandant une concentration importante, sans avoir à parcourir des kilomètres de couloirs pour se rendre dans une salle de réunion. Pouvoir recevoir des clients d’une manière à les intégrer aux processus de travail devient également un enjeu stratégique. L’aspect intense d’un travail agile, qui demande de s’adapter constamment et d’aller vite, exige aussi des espaces pour respirer et reprendre son souffle, d’où le besoin de verdure et d’espaces baignés de lumière naturelle et ouverts sur l’extérieur. Enfin, il faut pouvoir afficher de manière verticale des informations pour aider les différentes équipes à tester leurs idées, suivre leurs progrès et maintenir un focus sur les objectifs tout en restant alignées. 

Les entreprises peuvent s’offrir de la modularité à travers du mobilier ou des services

 

En somme, l’espace agile requiert de la part des designers de changer de modus operandi : plutôt que de penser l’espace à partir du nombre de m2 par personne il faut penser par m2 par équipe, et designer pour le mouvement plutôt que la densité. Pour Mehdi Dziri d’Ubiq, le constat est ainsi souvent le même quand une entreprise passe au flex office : “Les collaborateurs ne jouent pas le jeu, s’installent toujours au même endroit et s’approprient un bureau. Les entreprises doivent désormais basculer vers une approche visant la création d’espaces de travail utilitaires, favorisant la réalisation de tâches précises. Des espaces pour se concentrer, des espaces pour produire à plusieurs, des espaces fluides à réorganiser pour collaborer et créer, des espaces modulaires pour faire une visioconférence seul ou en groupe… Il ne s’agit pas de supprimer l’attribution d’un poste de travail à un salarié mais de lui permettre de travailler depuis l’espace le plus adapté à la tâche à mener, ce qui peut le conduire à changer plusieurs fois d’espaces de travail dans sa journée.”

Le panneau d’absorption acoustique sur roues Thelma créé par la designeuse Pauline Deltour pour Offecct.
Crédit Photo : Offecct

De nombreux produits existent aujourd’hui sur le marché afin de rendre possible cette flexibilité. La designeuse Pauline Deltour a ainsi travaillé avec le fabricant de meubles suédois Offecct pour créer Thelma, un panneau d’absorption acoustique sur roues. Ce paravent mêlant tissu et cadre en métal laqué permet de diviser l’espace à loisir de manière élégante. Les designers danois Christina Strand and Niels Hvass ont créé quant à eux un système de sofa modulaire pour le bureau qui se construit et se déconstruit en assemblant des blocs de sièges, rendant ainsi les possibilités de configuration infinies. La lumière n’est pas en reste puisque Nanoleaf, une startup canadienne, a lancé depuis sa création en 2012 plusieurs séries d’éclairages à construire sous forme de panneaux lumineux triangulaires, carrés ou hexagonaux. Les utilisateurs peuvent ainsi construire leur éclairage en connectant les panels comme ils le souhaitent. Ils peuvent également moduler la lumière grâce à l’application qui permet de contrôler la couleur ou les variations dynamiques de couleur des LED afin de créer ou programmer l’éclairage selon leurs envies.

Rendre ses espaces de travail modulaires peut cependant impliquer de revoir l’organisation humaine de l’entreprise et d’accorder aux équipes en charge du personnel et du site un nouvel état d’esprit et une nouvelle fonction : aider aux améliorations incrémentales permettant de favoriser la vitesse et la flexibilité.Faut-il externaliser cette fonction ou la créer au sein de son entreprise ? Là encore, Mehdi Dziri d’Ubiq apporte des nuances quant à ces bouleversements actuels : “Plutôt que d'imaginer un space planning et le figer, peut-on considérer un aménagement flexible et adaptable en temps réel en mode serviciel ? Il est possible d’envisager un aménagement intelligent et adaptable en permanence facturé sous la forme d'un service et qui peut être changé, repensé chaque mois en fonction de l'usage des collaborateurs. Réaliser, piloter des travaux, gérer l'aménagement d'un bureau est un travail long et complexe. Or aujourd'hui les entreprises ont besoin de se concentrer sur leur cœur d'activité et recherchent des solutions flexibles qui vont leur permettre de se décharger de ces sujets tout en étant sûres de disposer d'un véritable lieu de vie pour leur équipe, un lieu où vivre et faire vivre son entreprise.” Dans une interview pour Work With Island, le designer Michel Ward, fondateur de Design My Camp, partageait la même vision au sujet des bureaux d’Imagin’Office situés près de Bastille à Paris : “Ce sont des services additionnels de modularité́ qui nous permettent de nous adapter à la demande du client.”  

Il serait donc possible de bénéficier des avantages de la flexibilité non pas en choisissant du mobilier modulaire mais en externalisant cette flexibilité sous forme de service. Il ne serait pas étonnant donc de voir émerger plus en plus d’entreprises proposant ce service flexibilité : “Et si au lieu d’acheter son mobilier on considérait l'aménagement de ses bureaux comme un service évolutif et adaptable pour x€/m2/mois ? Nous travaillons par exemple beaucoup avec Slean qui a une offre innovante d'aménagement. De même, le groupe Norea imagine des offres dans lesquelles on va plutôt louer qu'acheter ses travaux au moment de s'installer dans un bureau” révèle Mehdi Dziri d’Ubiq.

 

Ainsi, si la modularité au sein des espaces de travail n’est pas chose nouvelle, les récentes innovations technologiques ainsi que l’apparition de nouveaux services offrent aux entreprises des outils leur permettant de s’adapter de plus en plus vite à leurs besoins en constante évolution ainsi qu’aux bouleversements socio-économiques auxquelles elles doivent faire face.

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