Comment organiser au mieux un bureau en open-space ?
Très répandu dans les grandes sociétés comme dans les entreprises de plus petite taille et même dans les lieux de coworking, l’open-space a des avantages indéniables pour les salariés et pour l’activité de l’entreprise. À condition toutefois de l’aménager correctement. Cela passe par le choix du mobilier, mais aussi sa disposition, la décoration, l’apport lumineux, etc., ainsi que par les règles mises en place au sein de l’entreprise.
Faisons le point sur les atouts et les limites de l’open-space, pour vous aider à trouver l’aménagement adapté à votre activité et à vos collaborateurs !
Bureau open-space : petit rappel du concept
Avant d’entrer dans les détails, rappelons exactement en quoi consiste l’open-space (ou “openspace” en un mot). ll s’agit d’un concept venu des pays anglo-saxons, et plus particulièrement des États-Unis, et que l’on pourrait traduire comme “espace ouvert”.
Cette traduction parle d’elle-même : les bureaux individuels sont désormais remplacés par un grand bureau unique, partagé entre tous les salariés.
Tout le monde est non seulement sur un même “plateau”, mais également sur des postes de travail non cloisonnés, du moins à l’origine. L’évolution du mobilier et de la prise en compte des besoins des collaborateurs a en effet mené à quelques changements depuis le début de l’openspace dans les années 50/60. Les salariés peuvent ainsi plus facilement moduler leur espace de travail et bénéficier de cloisons amovibles pour délimiter leur bureau.
Toutefois, le concept central reste le même : les collaborateurs d’une même entreprise, ou d’un même service ou département, se partagent un vaste plateau comme espace de travail et travaillent généralement sur des bureaux spécialement conçus pour être occupés par plusieurs personnes. En face à face, en étoile, en “marguerite” : il y a une infinité de configurations imaginables.
Les avantages du travail en open-space
Si les bureaux open-space ont tant gagné en popularité, c’est parce qu’ils disposent sans aucun doute de plusieurs atouts, que ce soit pour les dirigeants de l’entreprise ou pour les salariés.
Une meilleure communication entre collaborateurs
L’un des principaux avantages à travailler sur un plateau ouvert, c’est de pouvoir échanger directement avec ses collègues. Un open-space bien organisé doit en effet permettre à une équipe de communiquer facilement et en direct, sans avoir besoin de prendre le téléphone, d’envoyer un mail ou d’utiliser une messagerie instantanée. C’est non seulement plus rapide et plus pratique pour les collaborateurs, mais cela évite également les incompréhensions qui émanent parfois de certains messages écrits. In fine, tout le monde peut être plus réactif et le travail est censé être plus efficace.
Une culture d’entreprise plus facile à développer
Lorsque chaque salarié se trouve dans un bureau individuel, certains d’entre eux ne se croisent parfois jamais, surtout s’ils ne travaillent pas dans le même département ou sur le même projet. Dans ce contexte, difficile de mettre en place une vraie culture d’entreprise, pourtant bénéfique à la cohésion et au bien-être des membres de l’entreprise.
Avec les bureaux en open-space, tout le monde (hormis certains dirigeants qui ont leur propre bureau) se trouve par ailleurs sur le même pied d’égalité et dans un espace uniformisé, qui doit faire transparaître la culture d’entreprise.
Une optimisation de l’espace pour l’entreprise
En plus de la communication et de la cohésion des équipes, le bureau open-space est un bon moyen pour une entreprise de faire des économies. En achetant ou un louant des plateaux tels quels, sans avoir besoin d’y construire des bureaux individuels, c’est d’abord bien moins onéreux. Ensuite, faire le choix de l’openspace, c’est la possibilité d’avoir une plus forte densité qu’avec un aménagement plus traditionnel. Résultat : la surface totale des bureaux est inférieure, permettant de réduire le coût d’achat des locaux ou le prix du loyer, qui sont des charges non négligeables.
Les limites d’une organisation de bureau en open-space
Même si l'open-space est présenté comme un système performant et quasi idéal pour les entreprises, il présente des limites car il n'est pas adapté à tous les secteurs d'activités.
Des stimuli auditifs et visuels dérangeants
Être regroupé avec des dizaines d’autres salariés sur un même plateau implique indéniablement d’être soumis à un bruit constant. Même avec un bon aménagement, il y aura toujours les nuisances des cliquetis sur le clavier, d’une discussion en cours à la table d’à côté, d’un appel téléphonique, d’un collègue qui tousse, etc. À la longue, ces sources de bruits ambiants peuvent causer du stress et fatiguer prématurément les équipes. Sans compter que ce bruit constant peut empêcher de se concentrer.
Être en open-space, c’est aussi être potentiellement “dérangé” à tout moment. Si pouvoir échanger en direct, simplement en tournant la tête ou en se déplaçant de quelques mètres est un avantage, c’est donc aussi un inconvénient pour la concentration.
Un manque d’intimité pour les employés
Passer toute une journée de travail dans un espace ouvert, avec des collègues partageant le même bureau bench, c’est aussi devoir dire adieu à son intimité. Certains employés se sentiront par exemple mal à l’aise, constamment épiés. Des gestes anodins peuvent devenir gênants, comme le simple fait d’éternuer, de bâiller, de grignoter, etc.
Une autonomie limitée pour les collaborateurs
Il faut également noter que dans un open-space, puisque tout le monde est plus ou moins logé à la même enseigne, il n’est pas facile d’adapter son poste de travail à ses besoins. Température ambiante, luminosité, aération, etc., sont autant de choses sur lesquelles un salarié ne peut pas agir, contrairement à un poste dans un bureau individuel. Cela peut se faire ressentir sur son bien-être global et donc son efficacité.
Un sentiment constant de pression hiérarchique
Outre les regards des collègues qui peuvent être jugés oppressants, il peut aussi y avoir la sensation d’être surveillé par la direction lorsqu’on se trouve en openspace. Si les principaux dirigeants ont bien souvent leur propre bureau, il se peut qu’ils aient une vision sur l’ensemble de l’open-space. Quant aux supérieurs hiérarchiques n+1 ou n+2, ils sont généralement eux aussi sur le plateau.
Cela crée un sentiment latent de surveillance, même si elle n’est pas avérée, pouvant entraîner des relations complexes entre la direction et les équipes en open-space.
Les solutions pour pallier les limites des open-spaces
En salle de coworking pour indépendants comme dans les entreprises en open-space, il existe toutefois des moyens de réduire considérablement les problématiques précédemment évoquées.
Aménager un plateau fonctionnel
Le premier impératif, c’est de bien penser l’aménagement du plateau partagé. Il faut que chaque salarié ait assez de place sur son bureau, avec un rangement attitré (armoires à roulettes à placer sous les bureaux par exemple), une gamme de mobilier ergonomique (sièges réglables en hauteur, tables pour travailler au choix debout ou assis, etc.).
La mise en place de cloisons visuelles et phoniques amovibles est également intéressante : cela permet de réduire le niveau de décibels et d’avoir un espace délimité.
Il ne faut pas non plus négliger les espaces de circulation dans l’open-space. Optimiser la densité ne signifie pas qu’il faut coller tous les bureaux entre eux, mais au contraire trouver le bon compromis pour que chacun puisse travailler et circuler sur le plateau en étant à l’aise.
Créer une ambiance agréable
Une forte lumière, des murs peints tout en blanc et du mobilier du bureau des plus banals : voilà la recette pour créer un open-space aseptisé et dans lequel on n’a pas envie de passer toute sa journée. Une décoration personnalisée, avec des couleurs, des murs végétaux, du mobilier design en bois et en métal, etc., est donc une bonne idée, afin de donner un peu de vie à l’espace et s’inscrire dans une identité d’entreprise marquée.
Prévoir des espaces plus isolés
Face aux nuisances sonores que peuvent représenter les plateaux open-space, la question de l’aménagement de l’espace est centrale. S’il faut conserver l’esprit d’un grand bureau ouvert, il faut également prévoir des lieux qui permettent de s’isoler, que ce soit lors d’une réunion d’équipe, d’un appel, d’un moment de pause, etc. En plus des bureaux bench et des grandes tables, les entreprises ont ainsi tout intérêt à prévoir :
- des salles de réunion ;
- du mobilier acoustique, sous la forme de cabine acoustique avec table et sièges par exemple, permettant de bénéficier d’un espace de calme personnel ou d’un endroit pour travailler à plusieurs sans déranger ni être dérangé ;
- des zones dédiées aux pauses, avec du mobilier propice à la détente (ex. : fauteuils), une luminosité douce, pourquoi pas un espace extérieur, etc.
En complément, la direction peut décider de mettre à disposition des accessoires, tels que des casques anti-bruit, des boîtiers pour ranger les câbles évitant le désordre ambiant, etc.
Sans oublier, lorsque c’est possible, de proposer d’allier travail en open-space et télétravail. Cela permet aux collaborateurs de se retrouver ensemble à plusieurs moments de la semaine, tout en ayant la possibilité d’avoir plusieurs jours dans un espace plus tranquille.
Mettre en place des règles
Des règles précises, via une charte par exemple, sont primordiales pour que le travail en open space se déroule de la meilleure des manières. Par exemple, en apposant des panneaux incitant au silence dans certains espaces, en imposant de réserver une salle à partir de X personnes qui doivent se retrouver en réunion, en définissant des règles pour le rangement des bureaux de chacun, etc. Tout cela doit permettre de trouver un compromis pour que chaque salarié ait une certaine liberté, tout en respectant les personnes qui se trouvent autour de lui.