¿Cuál es la mejor manera de organizar una oficina open space?
Muy utilizadas en grandes empresas, pero también en empresas más pequeñas e incluso en espacios de coworking, las oficinas open space tienen ventajas innegables para los empleados y para la actividad de la empresa, pero solo si está bien diseñada. Esto implica no solo la elección del mobiliario, sino también su disposición, decoración, iluminación, etc., así como las normas establecidas en la empresa.
Veamos las ventajas e inconvenientes de las oficinas open space, para ayudarte a encontrar la distribución adecuada para tu empresa y empleados.
Oficinas open space: un breve recordatorio del concepto
Antes de entrar en los detalles, recordemos en qué consiste exactamente el open-space (u “openspace” en una palabra). Es un concepto originario de los países anglosajones, sobre todo de Estados Unidos, que puede traducirse como «espacio abierto».
Esta traducción habla por sí sola: los despachos individuales se sustituyen ahora por una única gran oficina, compartida por todos los empleados.
No solo están todos los empleados en el mismo espacio, sino que además trabajan en puestos de trabajo que no están tabicados, al menos al principio. La evolución del mobiliario y el hecho de tener en cuenta las necesidades de los empleados han dado lugar a una serie de cambios desde que se introdujeron por primera vez los espacios abiertos en los años 50 y 60. Esto facilita a los empleados la modulación de su espacio de trabajo, con tabiques desmontables para definir los límites de su oficina.
Sin embargo, el concepto central sigue siendo el mismo: los empleados de una misma empresa, departamento o servicio comparten una gran superficie de trabajo y suelen trabajar en mesas especialmente diseñadas para ser ocupadas por varias personas. Cara a cara, en forma de estrella, de «margarita»: hay infinitas configuraciones imaginables.
Las ventajas de trabajar en un open space
Las oficinas open space se han hecho tan populares porque sin duda tienen una serie de ventajas, tanto para los directivos de las empresas como para los empleados.
Mejor comunicación entre los empleados
Una de las principales ventajas de trabajar en una superficie abierta es que puedes hablar directamente con tus compañeros. Un open-space bien organizado debe permitir a un equipo comunicarse de manera fácil y directa, sin tener que descolgar el teléfono, enviar un correo electrónico o utilizar la mensajería instantánea para hacerlo. Esto no solo es más rápido y práctico para los empleados, sino que también evita los malentendidos que a veces surgen a raíz de ciertos mensajes escritos. En última instancia, todo el mundo puede ser más receptivo y se supone que el trabajo es más eficiente.
Una cultura empresarial más fácil de desarrollar
Cuando cada empleado está en una oficina individual, es posible que algunos no se vean nunca, sobre todo si no trabajan en el mismo departamento o en el mismo proyecto. En este contexto, es difícil poner en marcha una auténtica cultura de empresa, tan beneficiosa para la cohesión y el bienestar de sus miembros.
Con las oficinas open space, todo el mundo (excepto algunos directivos que tienen su propio despacho) está en pie de igualdad y en un espacio uniforme, que debe reflejar la cultura de la empresa.
Optimizar el espacio para la empresa
Además de mejorar la comunicación y la cohesión de los equipos, la oficina open space es una buena forma de ahorrar dinero para las empresas. En primer lugar, es mucho más barato comprar o alquilar locales tal cual, sin tener que construir oficinas individuales. En segundo lugar, optar por un openspace te brinda la oportunidad de lograr una mayor densidad que con una distribución más tradicional. Como resultado, la superficie total de las oficinas es inferior, lo que permite reducir el coste de adquisición del local o el precio del alquiler, que no son gastos desdeñables.
Los inconvenientes de una oficina open space
Aunque el open space se presenta como un sistema de alto rendimiento prácticamente ideal para las empresas, tiene sus limitaciones porque no es adecuado para todos los sectores de actividad.
Estímulos auditivos y visuales molestos
Trabajar codo con codo junto con docenas de otros empleados en el mismo espacio significa innegablemente estar sometido a un ruido constante. Incluso con una buena distribución, siempre es posible escuchar el ruido del teclado, una conversación en la mesa de al lado, una llamada telefónica, un compañero que tose, etc. Como resultado, estas fuentes de ruido ambiente pueden causar estrés y acabar molestando a los equipos. Por no hablar de que el ruido constante puede dificultar la concentración.
Estar en una oficina open space también implica que te puedan «molestar» en cualquier momento. Aunque poder comunicarse en directo, simplemente girando la cabeza o moviéndose unos metros, es una ventaja, también es una desventaja para la concentración.
Falta de privacidad para los empleados
Pasar toda una jornada laboral en un espacio abierto, con compañeros que comparten el mismo lugar de trabajo, significa también tener que decir adiós a esa privacidad. Algunos empleados, por ejemplo, se sentirán incómodos porque se les vigila constantemente. Los gestos anodinos pueden llegar a ser embarazosos, como estornudar, bostezar, picotear, etc.
Autonomía limitada para los empleados
También hay que tener en cuenta que en una oficina open space, donde todo el mundo está más o menos en la misma planta, no es fácil adaptar el puesto de trabajo a tus necesidades. La temperatura ambiente, la iluminación, la ventilación, etc. son cosas que un empleado no puede controlar, a diferencia del trabajo en una oficina individual. Esto puede repercutir en su bienestar general y, por tanto, en su eficacia.
Una sensación constante de presión jerárquica
Además de las miradas de los compañeros, que pueden resultar opresivas, también puede existir la sensación de ser observado por los directivos cuando se está en un entorno de openspace. Aunque los jefes principales suelen tener su propio despacho, pueden tener vistas a toda la oficina open space. En cuanto a los superiores jerárquicos n+1 o n+2, también suelen estar en el espacio conjunto.
Esto crea una sensación latente de vigilancia, aunque no se demuestre, que puede dar lugar a relaciones complejas entre el equipo directivo y los trabajadores en espacios abiertos.
Soluciones para paliar las limitaciones de los open spaces
Tanto en las salas de coworking para autónomos, como en las empresas open space, hay formas de reducir considerablemente los problemas mencionados anteriormente.
Habilitar un espacio funcional
El primer requisito es pensar detenidamente en la disposición del espacio compartido. Cada empleado debe disponer de espacio suficiente en su puesto de trabajo, con almacenamiento específico (armarios con ruedas para colocar debajo de las mesas, por ejemplo) y una serie de mobiliario ergonómico (sillas regulables en altura, mesas para trabajar de pie o sentado, etc.).
Los tabiques visuales y acústicos desmontables también son útiles: reducen los niveles de decibelios y proporcionan un espacio definido.
Tampoco hay que descuidar los espacios de circulación en las oficinas open space. Optimizar la distribución no significa poner todas las mesas juntas, sino encontrar el compromiso adecuado para que todo el mundo pueda trabajar y moverse con comodidad por el espacio de trabajo.
Crear un ambiente agradable
Luz intensa, paredes totalmente blancas y el mobiliario de oficina más común: esa es la receta para una aséptica oficina open space en la que no querrás pasar toda la jornada. La decoración personalizada, con colores, paredes vegetales, muebles de diseño de madera y metal, etc., es, por el contrario, una buena idea para dar un poco de vida al espacio y convertirlo en parte de una fuerte identidad corporativa.
Habilitar espacios más apartados
Ante las molestias acústicas que pueden presentar las oficinas open space, pensar en la disposición del espacio es algo fundamental. Aunque hay que mantener el espíritu de una oficina grande y abierta, también debe haber lugares donde la gente pueda estar sola, ya sea para una reunión de equipo, una llamada telefónica, un descanso, etc. Además de escritorios y mesas grandes, es aconsejable que las empresas dispongan de:
- salas de reuniones;
- mobiliario acústico, en forma de cabina acústica con mesa y asientos, por ejemplo, que proporciona un espacio personal tranquilo o un lugar para que varias personas trabajen sin molestar ni ser molestadas;
- espacios dedicados a los descansos, con mobiliario que ayude a relajarse (por ejemplo, sillones), iluminación tenue, por qué no una zona al aire libre, etc.
Además, el equipo directivo puede decidir proporcionar accesorios como auriculares con cancelación de ruido, cajas de almacenamiento de cables para mantener el entorno despejado, etc.
Sin olvidar, cuando sea posible, la opción de combinar el trabajo en open spaces con el teletrabajo. Esto permite a los empleados reunirse en distintos momentos de la semana, sin dejar de pasar varios días en un espacio más tranquilo.
Establecimiento de normas
Unas normas precisas, por ejemplo, a través de un reglamento interno, son esenciales para que el trabajo en un open space se desarrolle de la mejor manera posible. Por ejemplo, colocando carteles que fomenten el silencio en determinadas zonas, obligando a reservar una sala para que se reúnan X número de personas, definiendo normas para ordenar las mesas de cada uno, etc. Todas estas medidas deben permitir llegar a un compromiso para que cada empleado tenga cierta libertad, respetando al mismo tiempo a las personas de su entorno.
