Bureau open-space : avantages, inconvénients et solutions

Nous sommes tous à la recherche de la meilleure méthode de travail pour être plus efficace. Que ce soit pour gagner du temps, mémoriser de l'information ou simplement être plus productif, il existe de nombreuses techniques qui peuvent nous aider à atteindre nos objectifs plus rapidement et plus efficacement. Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à mettre en place ces méthodes dans votre routine quotidienne.

Faisons le point sur les atouts et les limites de l’open-space, pour vous aider à trouver l’aménagement adapté à votre activité et à vos collaborateurs !

• Faites une liste de tâches : écrivez la liste de tâches que vous devez accomplir chaque jour. Sur papier ou dans une appli notes ou dédiée à la gestion des tâches, cela vous permettra de vous concentrer sur les tâches importantes et de ne pas perdre de temps à vous demander ce que vous devez faire ensuite.

• Utilisez un calendrier : utilisez un calendrier pour planifier vos tâches et vos réunions. Cela vous permettra de visualiser votre journée et de planifier votre temps de manière plus efficace, mais aussi d’anticiper les journées plus chargées et de prendre de l’avance si besoin.

• Évitez les distractions : éliminez les distractions est une méthode de travail très importante pour mieux gérer son temps. Pour cela, rangez votre smartphone et évitez de vous arrêter à chaque email. Cela vous permettra de vous concentrer sur votre travail et de le terminer plus rapidement.

• Utilisez la méthode Pomodoro : la méthode Pomodoro est une méthode de travail liée à la gestion du temps qui consiste à travailler sur une tâche pendant 25 minutes, puis à prendre une pause de 5 minutes. Répétez ce cycle jusqu'à ce que vous ayez terminé la tâche.

Prenez des notes : prenez des notes pendant les réunions ou lorsque vous lisez des documents importants, idéalement sur papier. Cela vous aidera à vous rappeler des informations importantes plus facilement.

Utilisez la répétition : répétez les informations que vous devez mémoriser plusieurs fois dans votre tête, ou écrivez-les plusieurs fois. Cela vous aidera à les retenir plus facilement et à les imprimer dans votre mémoire.

Utilisez des techniques de mémorisation : utilisez des techniques de mémorisation comme l'association d'idées ou la visualisation pour vous aider à vous rappeler des informations importantes.

Dormez suffisamment : dormir suffisamment est important pour la mémorisation. Vous assurer de dormir entre 7h et 9h est donc également un élément important de votre santé générale, et est indispensable au maintien des performances. . 

• Décomposer les informations : trier les informations et les organiser par petits blocs, de manière hiérarchique par exemple, vous aidera à mieux les retenir et à identifier les parties qui vous posent problème. 

• Utilisez des exemples concrets : utiliser des exemples concrets pour illustrer et comprendre les informations est une excellente méthode de travail. Cela facilite la mémorisation et l'application des connaissances.

• Posez des questions : poser toutes vos questions à vos supérieurs ou formateurs est également une méthode de travail clé pour clarifier les informations et vous aider à mieux les comprendre, et donc à mieux les mémoriser.

• Apprenez de manière active : l’apprentissage actif consiste à faire des exercices, à discuter des sujets d’apprentissage avec des paires ou à faire en sorte d’appliquer les connaissances acquises pour mieux les comprendre et les retenir. 

Le stress au travail est une réalité pour de nombreux professionnels. Pour éviter de se laisser dépasser, il est important d’adopter la bonne méthode de travail. Voici quelques techniques pour vous aider à gérer votre stress au quotidien :

En appliquant ces techniques, vous pourrez mieux gérer votre stress au travail et éviter de vous laisser dépasser. Gardez à l'esprit qu'il est important de prendre soin de votre santé mentale pour être efficace et productif au travail.

Établissez des priorités : classer vos missions par priorité vous permettra de vous focaliser sur celles-ci principalement et de les terminer plus rapidement sans vous éparpiller.

Évitez la procrastination : remettre quelque chose à plus tard est très mauvais pour la productivité. Pour éviter cela, définissez un ordre de missions à respecter et faites des pauses si nécessaire pour repartir sur de bonnes bases juste après. 

Utilisez des outils de productivité : une bonne méthode de travail pour gagner en productivité consiste à utiliser tous les outils mis à votre disposition, comme les applis de productivité. 

Établissez des limites : gagner en productivité ne veut pas dire travailler 15h par jour, pensez donc à établir des limites, d’autant plus si vous travaillez de chez vous, afin de garder un bon équilibre vie privée / vie professionnelle. 

En salle de coworking pour indépendants comme dans les entreprises en open-space, il existe toutefois des moyens de réduire considérablement les problématiques précédemment évoquées.

Le premier impératif, c’est de bien penser l’aménagement du plateau partagé. Il faut que chaque salarié ait assez de place sur son bureau, avec un rangement attitré (armoires à roulettes à placer sous les bureaux par exemple), une gamme de mobilier ergonomique (sièges réglables en hauteur, tables pour travailler au choix debout ou assis, etc.).
La mise en place de cloisons visuelles et phoniques amovibles est également intéressante : cela permet de réduire le niveau de décibels et d’avoir un espace délimité.

Il ne faut pas non plus négliger les espaces de circulation dans l’open-space. Optimiser la densité ne signifie pas qu’il faut coller tous les bureaux entre eux, mais au contraire trouver le bon compromis pour que chacun puisse travailler et circuler sur le plateau en étant à l’aise.

Face aux nuisances sonores que peuvent représenter les plateaux open-space, la question de l’aménagement de l’espace est centrale. S’il faut conserver l’esprit d’un grand bureau ouvert, il faut également prévoir des lieux qui permettent de s’isoler, que ce soit lors d’une réunion d’équipe, d’un appel, d’un moment de pause, etc. En plus des bureaux bench et des grandes tables, les entreprises ont ainsi tout intérêt à prévoir : 

• des salles de réunion ;
• du mobilier acoustique, sous la forme de cabine acoustique avec table et sièges par exemple, permettant de bénéficier d’un espace de calme personnel ou d’un endroit pour travailler à plusieurs sans déranger ni être dérangé ;
• des zones dédiées aux pauses, avec du mobilier propice à la détente (ex. : fauteuils), une luminosité douce, pourquoi pas un espace extérieur, etc.

En complément, la direction peut décider de mettre à disposition des accessoires, tels que des casques anti-bruit, des boîtiers pour ranger les câbles évitant le désordre ambiant, etc.

Sans oublier, lorsque c’est possible, de proposer d’allier travail en open-space et télétravail. Cela permet aux collaborateurs de se retrouver ensemble à plusieurs moments de la semaine, tout en ayant la possibilité d’avoir plusieurs jours dans un espace plus tranquille.