El coworking suscita tanto interés como el teletrabajo, a pesar de que este último es muy popular. Sin embargo, mientras que el intercambio de ideas resulta natural con las herramientas en línea, no siempre es tan sencillo en el lugar de trabajo, donde el mobiliario y la distribución de la oficina tienden a interponerse en el camino del trabajo colaborativo y, con él, de la comunicación y la productividad.
En una era en que las prácticas empresariales evolucionan al mismo ritmo que la gestión de equipos, está claro que un espacio de trabajo colaborativo es la mejor solución. Es un proyecto que pasa por muchas etapas, empezando por una evaluación de las necesidades de la empresa pero, sobre todo, de los empleados. El proceso cambia de una empresa a otra, pues, por ejemplo, los recursos disponibles no son necesariamente los mismos, ni tampoco los materiales necesarios para cada actividad. En este artículo descubrirás cuáles son los ingredientes adecuados para el éxito.
Considerar de antemano las necesidades de la empresa
Según un estudio realizado por Coworking Spain en 2022-2023, el número de espacios de coworking en España ha alcanzado los 1 092. Esta cifra incluye lugares como espacios de trabajo compartidos, open spaces, cafeterías y otros tipos de entornos de trabajo. Teniendo en cuenta estos datos, es normal que estés pensando sumarte a ellos transformando tus instalaciones en una de estas plataformas. Sin embargo, se trata de una iniciativa que debe pensarse detenidamente, porque no solo requiere un presupuesto considerable, sino que los resultados pueden no ser tan buenos como se espera sin un análisis previo adecuado.
Por definición, un espacio colaborativo es un lugar que fomenta la cohesión del equipo reuniendo a los empleados hombro con hombro para lograr un único objetivo común. Es la razón por la cual la definición de misiones y propósitos a lograr a través de esta modernización es el primer paso en cualquier intención de planificación.
- ¿El objetivo principal sería mejorar los resultados de la empresa impulsando la productividad de los equipos?
- ¿Se trata de facilitar la interacción y el intercambio de información y conocimientos?
- ¿Quieres crear un ambiente mejor con el fin de reforzar el vínculo entre tú y tus empleados, pero también el vínculo entre ellos?
- ¿Necesita la empresa salas específicas para reuniones privadas?
Esas son ideas de preguntas que deberían favorecer el bienestar de los empleados, el rendimiento de la organización y la imagen de marca. A menudo descuidada en favor de la colaboración, la intimidad de cada individuo debe ser objeto de la máxima consideración a la hora de crear un open space. En este afán por mezclarse con la multitud, los empleados buscan un espacio privado que favorezca la comodidad, la libertad y, sencillamente, la confidencialidad. Lo ideal en este sentido es combinar las expectativas de los empleados con las necesidades de la empresa.
Las etapas de la creación de un lugar de trabajo colaborativo
Una vez aclaradas las intenciones de la empresa, es hora de empezar a planificar el espacio de trabajo colaborativo, empezando por un estudio de las zonas disponibles. Esto debería conducir al desarrollo de cada zona para un fin específico. Te darás cuenta rápidamente de que hiciste bien en ordenar tus objetivos de antemano. El hecho es que es en esta fase cuando se imagina el entorno que se va a crear, al tiempo que se piensa en la eficacia que tendrá en la práctica. Las herramientas comunes y las zonas mixtas deben instalarse cerca de los puestos de trabajo afectados. Su acceso debe ser lo más sencillo posible y la disposición debe adaptarse a los distintos usos. Las zonas de reunión, que tienen un impacto muy positivo en el ambiente de trabajo, pueden diversificarse al máximo para combinar distracción e intercambio.
Es a partir de este punto que entran en juego los nuevos elementos y encuentran su lugar. Las zonas que antes no se explotaban ganarán en importancia, al igual que habrá que eliminar las viejas estructuras. Tendrás que recurrir a diversos proveedores durante esta transformación, incluidos los proveedores de muebles (mesas, sillas, almacenamiento, etc.) y de material de oficina, así como a los arquitectos decoradores, quienes desempeñan un papel importante en esta segunda etapa. Las oficinas modulares, por ejemplo, son una opción excelente para pasar rápidamente de un entorno a otro según dicten las circunstancias.
Es aún mejor si los empleados de los departamentos relacionados, que normalmente están en el centro del proyecto, participan en la puesta en marcha. Puedes inspirarte en sus ideas a la hora de elegir muebles y decoración: paleta de colores, diseño de muebles, materiales de fabricación, accesorios…
¿Qué debe tener un buen espacio de coworking?
Esto es lo que debes conseguir para crear un espacio de trabajo colaborativo de éxito.
Profesionales cualificados
Como ya se ha mencionado, los servicios de proveedores cualificados son esenciales para las investigaciones y encuestas con los equipos y colaboradores. Buscarán optimizar este gran cambio refiriéndose a la vida real dentro del lugar de trabajo. Toman en consideración la forma en que ocupan cada área, su personal, su papel respectivo en las empresas, las actividades realizadas y el nivel tecnológico del entorno actual. Todo esto les permitirá proponer áreas de mejora para enfocarse precisamente en una colaboración mucho mejor.
Equipamiento adecuado
La motivación de los coworkers es una prioridad a la hora de diseñar un espacio de trabajo colaborativo. Para ayudarles a que se sientan valorados, elegirás un equipamiento acorde con su perfil y sus intereses. Al fin y al cabo, se supone que en las oficinas se vive de verdad, porque en ellas pasamos la mayor parte del día. Es natural que haya elementos que ayuden a relajarse, además del propio material de trabajo y las soluciones vinculadas a la digitalización. Además de los recursos informáticos, los escritorios y el mobiliario auxiliar, piensa en la sala de descanso, la zona de cafetería, el espacio verde o la sala de juegos y su equipamiento:
- Sillón
- Sofá
- Mesa
- Cabina acústica
- Pantallas
Ya sea para salas de ocio o lugares de trabajo, la calma es esencial para evitar uno de los inconvenientes de los espacios abiertos. Por eso hacemos hincapié en los sistemas de insonorización que limitan la propagación del ruido tanto interior como exterior.
4 posibles formas de diseñar un espacio de trabajo colaborativo
Estas sugerencias te darán ideas sobre la mejor manera de acondicionar tus instalaciones.
Las flex office para una máxima flexibilidad
Las flex offices fomentan la colaboración gracias a sus espacios abiertos y a un mobiliario que favorece la participación y la libertad de movimientos. El mobiliario acústico también es una buena idea en este tipo de configuración, donde se habla mucho y el bullicio de las conversaciones puede resultar rápidamente agobiante.
Cabinas para una mayor discreción
Elogiadas para las reuniones, las cabinas acústicas se centran en la privacidad y la concentración. Gracias a su variada capacidad, el aspecto colaborativo no pasa a un segundo plano. Es, sin embargo, una auténtica variante del coworking limitado.
El ágora, un espacio de trabajo relajado
El concepto de ágora fomenta la diversificación mediante muebles modulares que pueden ajustarse según las necesidades. Adopta así un aspecto informal, elegante y personalizable. Todo esto lo convierte en un buen lugar para hacer brotar ideas.
La sala lounge, una invitación a la relajación
La oficina tipo lounge recuerda a los restaurantes y bares, por su decoración acogedora y la elección del mobiliario. Fomentando el acceso al entretenimiento, es la definición misma de un entorno relajante, sin descuidar por ello la reflexión. Su carácter informal derriba posibles barreras dentro del grupo.
